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¿Cómo tener reuniones eficientes desde casa?

¿Cómo tener reuniones eficientes desde casa?

✔ Las medidas de prevención para evitar la propagación del COVID-19 cambiaron la forma en la que estábamos acostumbrados a trabajar. De pronto, en cuestión de días, el trabajo remoto llegó a nuestras vidas, para convertirse en un desafío. Incluso para las empresas que ya tenían implementado un día de home office a la semana.

✔ De un día para otro, todos nos encontramos aislados en nuestras casas, practicando el distanciamiento social. Dos cosas son certeras: existe mucha preocupación y caos, y segundo, todas las personas están conectadas en sus casas. Esto hace que algunas industrias les vaya mejor que otras, como el entretenimiento y la educación digital, las farmacias y centros de salud, y los e-commerce.

Independientemente de en qué industria te encuentres, todos están aprendiendo a cómo trabajar de manera remota. Uno de los desafíos más grandes será cómo comunicarte efectivamente con personas que están en distintos lugares, y cómo avanzar de manera ágil.

Reuniones eficientes 🙌

👉El rol del organizador

Primero, entendamos el rol del organizador de una reunión a detalle. Esta persona debe ser quien seleccione quiénes estarán en la reunión, debe de buscar un horario que funcione, luego de revisar la disponibilidad de los demás y, más importante aún, definir la agenda con los puntos y un time-boxing muy preciso. Cumpliendo solamente estas recomendaciones, ya las reuniones mejorarán drásticamente. Implementar una política o costumbre donde cada reunión que no tiene detalle de la agenda, no se tiene, mejorara la eficiencia de la misma.

👉Liderar una reunión

 El organizador es casi siempre quien lidera la reunión. Pasos esenciales que podemos seguir para alcanzar la eficiencia soñada: movilizar a las personas o avisarles para empezar en punto. Es una costumbre en todo lugar que las reuniones inicien tarde porque las personas están “cerrando unas cosas, o terminando de enviar un mail”. Exijamos puntualidad para no afectar a los demás. Luego, durante la reunión, expliquemos cómo será la agenda de la reunión, cuáles son las expectativas, y de la manera más sintetizada posible, iniciemos. Busquemos no irnos por las ramas. Si alguien está explayándose mucho o discutiendo de algo no relevante, cortémoslo y sigamos. En lugar de ser mal visto, se entenderá el drive hacia la eficiencia. Seamos directos.

👉Escuchá y dejá que pregunten

Escuchar a los demás atentamente y dejar un espacio al final para hacer preguntas, es uno de los 3 pilares más importantes al llevar una reunión. Si has agendado a las personas correctas a la reunión, deberías de encontrar valor en las preguntas o comentarios que hagan. Tal vez en ese momento sepas si agendaste a los correctos o no. Importantísimo: envía los próximos pasos o accionables por  correo, asignando roles y plazos en caso los haya. Puede ser una reunión productiva, pero si luego se olvida, no sucedió.

🤗 Bonus: Si te encuentras en una reunión con personas que no conoces, ya sea una entrevista, dinámica, reunión con un cliente o similar, no tengas miedo de hacer una pausa antes de iniciar pidiendo que cada uno se presente de manera rápida. ¡Definitivamente hazlo! Esto generará empatía entre las personas y que se incremente la atención.

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